Algemene voorwaarden

1. Definities

1.1     In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

opdrachtgever:

de natuurlijke persoon of rechtspersoon, in opdracht van wie op basis van deze algemene voorwaarden werkzaamheden worden verricht;

opdrachtnemer:

Vink Beleidsadvies, die op basis van deze algemene voorwaarden in opdracht van de opdrachtgever werkzaamheden uitvoert;

offerte:

het schriftelijke en/of elektronische aanbod om tegen een bepaalde prijs werkzaamheden te verrichten;

opdracht c.q. overeenkomst:

de overeenkomst die wordt aangegaan tussen de opdrachtgever en Vink Beleidsadvies, waarbij wordt overeengekomen dat werkzaamheden zullen worden verricht door of namens Vink Beleidsadvies ten behoeve van de opdrachtgever, tegen betaling van een overeengekomen bedrag.

2. Toepasselijkheid

2.1     Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle dienstverlening door opdrachtnemer aan opdrachtgever, behoudens voor zover van de inhoud van deze algemene voorwaarden in de opdrachtbevestiging wordt afgeweken.

2.2     Door het sluiten van een overeenkomst erkent de opdrachtgever deze algemene voorwaarden te kennen en te aanvaarden. De algemene voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing, noch zelfstandig, noch in combinatie met de onderhavige algemene voorwaarden.

3. Offertes

3.1     De offertes van Vink Beleidsadvies zijn gebaseerd op de informatie die door de opdrachtgever is verstrekt. De opdrachtgever staat ervoor in, dat hij naar beste weten daarbij alle essentiële informatie voor de voorbereiding en de uitvoering van de overeenkomst heeft verstrekt.

3.2     De offertes van Vink Beleidsadvies zijn een maand geldig, tenzij in de offerte anders is vermeld. Zolang de offerte niet tot een overeenkomst heeft geleid, behoudt Vink Beleidsadvies zich het recht voor om de capaciteit elders in te zetten. Wanneer Vink Beleidsadvies van dit recht gebruikmaakt, wordt (de contactpersoon van) de mogelijke opdrachtgever hiervan binnen twee werkdagen in kennis gesteld.

4. Totstandkoming overeenkomst

4.1     Een overeenkomst tussen Vink beleidsadvies en de
opdrachtgever komt tot stand door aanbod en
aanvaarding. Aanvaarding vindt plaats door middel

van ondertekening van de offerte c.q. opdrachtbevestiging
door de opdrachtgever.

4.2     Indien de opdracht mondeling is verstrekt, dan wel indien de offerte c.q. opdrachtbevestiging (nog) niet – getekend – retour is ontvangen, wordt de opdracht geacht te zijn tot stand gekomen onder toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden op het moment dat opdrachtnemer op verzoek van opdrachtgever met de uitvoering van de opdracht is gestart.

4.3     De overeenkomst kom in de plaats van, en vervangt, alle eerdere voorstellen, correspondentie, afspraken of andere communicatie, schriftelijk dan wel mondeling gedaan.

4.4     Tenzij anders is overeengekomen, zijn de door Vink Beleidsadvies te verrichten werkzaamheden aan te merken als een ‘inspanningsverplichting’. Dat houdt in dat Vink Beleidsadvies de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoert, maar daarbij het realiseren van een door de opdrachtgever beoogd resultaat niet kan garanderen.

5. Medewerking door de opdrachtgever

5.1     Om de uitvoering van de overeenkomst zo goed mogelijk te laten verlopen, verstrekt de opdrachtgever tijdig alle documenten, gegevens en bescheiden die opdrachtnemer overeenkomstig haar oordeel nodig heeft voor het correct en tijdig uitvoeren van de verleende opdracht. Dit geldt tevens voor de door de opdrachtgever terbeschikkingstelling van werknemers, die bij de werkzaamheden van opdrachtnemer betrokken (zullen) zijn.

5.2     Opdrachtgever dient er voor zorg te dragen dat opdrachtnemer onverwijld wordt geïnformeerd over feiten en omstandigheden die in verband met de correcte uitvoering van de opdracht van belang kunnen zijn.

5.3     Tenzij uit de aard van de opdracht anders voortvloeit, is opdrachtgever verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze via of van derden afkomstig zijn.

5.4     De uit de vertraging in de uitvoering van de opdracht voort vloeiende extra kosten en extra honoraria, ontstaan door het niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de verzochte gegevens, bescheiden, faciliteiten en/of personeel zijn voor rekening van opdrachtgever.

5.5     Opdrachtgever dient er voor zorg te dragen dat, indien het werkzaamheden op locatie betreft, opdrachtnemer (of derden die namens opdrachtnemer werkzaamheden verrichten), wordt voorzien van kantoorruimte en overige faciliteiten die naar het oordeel van opdrachtnemer noodzakelijk of nuttig zijn om de overeenkomst uit te voeren en die voldoen aan alle daaraan te stellen (wettelijke) vereisten.

5.6     Op opdrachtgever rust een zelfstandige plicht tot naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens bij verwerking van persoonsgegevens door opdrachtgever, zoals het aan opdrachtnemer verstrekken en ter beschikking stellen van persoonsgegevens met betrekking tot personen (voorheen) werkzaam bij/voor of verbonden aan opdrachtgever, zijn cliënten of derden, ook indien deze gegevens van derden afkomstig zijn of door derden in zijn opdracht worden verstrekt. Opdrachtnemer kan in verband met niet naleving door Opdrachtgever niet worden aangesproken.

6. Het betrekken van derden bij de opdrachtuitvoering

6.1    Het erbij betrekken of inschakelen van derden bij de opdrachtuitvoering door de opdrachtgever of door opdrachtnemer geschiedt uitsluitend in onderling overleg.

7. Geheimhouding

7.1     Opdrachtuitvoerders zijn gehouden aan een geheimhoudingsplicht zoals vastgelegd in de arbeidsovereenkomst respectievelijk overeenkomst van samenwerking of andere overeenkomst. Daarmee zijn zij verplicht tot geheimhouding en tot zorgvuldigheid in het omgaan met alle gegevens van opdrachtgever jegens derden. Opdrachtnemer spant zich in om de belangen van de opdrachtgever te beschermen.

7.2     Opdrachtnemer verplicht alle opdrachtuitvoerders deze geheimhoudingsverplichting na te leven en spant zich ervoor in te zorgen dat opdrachtuitvoerders de verplichting nakomen.

7.3     De geheimhoudingsverplichting legt opdrachtgever door aan de door of namens opdrachtgever in te schakelen derden.

7.4     Opdrachtgever of de door of namens hem ingeschakelde partijen mogen zonder toe stemming van opdrachtnemer geen mededelingen doen of informatie openbaren aan derden over rapporten, documenten, (concept) adviezen, persoonsgegevens of andere schriftelijke informatie of uitingen die door opdrachtnemer ter beschikking zijn gesteld in het kader van de opdracht anders dan ten gevolge van een wettelijke- of beroepsplicht, of in de situatie dat de informatie reeds gerekend kan worden tot openbare informatie zonder daarbij de geheimhoudingsplicht te schenden.

7.5     Opdrachtgever stemt ermee in dat opdrachtnemer gegevens of informatie die namens of door opdrachtgever aan opdrachtnemer zijn verstrekt mag gebruiken en openbaren aan derden, onder voorwaarde dat deze gegevens of informatie geanonimiseerd of niet herleidbaar zijn, voor onderzoeks- en adviesdoeleinden op het gebied van onder meer benchmarking, statistiek, data-analyse en het ontwikkelen van technieken, tools of methodes.

8. Intellectueel eigendom

8.1     Modellen, instrumenten, methodieken,  (beeld)merken, workshops, trainingen en andere producten die opdrachtnemer gebruikt en/of ontwikkelt of heeft ontwikkeld blijven het eigendom van Vink Beleidsadvies, ook indien de opdracht tussentijds beëindigd wordt.

8.2     Verdere openbaarmaking, verveelvoudiging, verspreiding of exploitatie door opdracht gever of door of namens een hem ingeschakelde derde kan alleen met voorafgaande schriftelijke instemming van opdrachtnemer.

9. Honorarium en kosten

9.1    Indien na de totstandkoming van de overeenkomst, doch voordat de opdracht geheel is uitgevoerd, tariefbepalende factoren zoals bijvoorbeeld lonen en/of prijzen een wijziging ondergaan, is opdrachtnemer gerechtigd om, in afstemming met opdrachtgever, het eerder overeengekomen tarief dienovereenkomstig aan te passen.

9.2    Het honorarium van opdrachtnemer is exclusief onkosten van opdrachtnemer en exclusief declaraties van door opdrachtnemer ingeschakelde derden.

9.3    Alle tarieven zijn exclusief omzetbelasting en andere heffingen welke van overheidswege (kunnen) worden opgelegd.

10. Betaling

10.1  Betaling door opdrachtgever dient, zonder aftrek, korting of schuldverrekening te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum. Betaling dient te geschieden door middel van overmaking ten gunste van een door opdrachtnemer aan te wijzen bankrekening. Bezwaren tegen de hoogte van de ingediende facturen schorten de betalingsverplichting van opdrachtgever niet op.

10.2   Bij overschrijding van de onder 10.1 genoemde termijn, is opdrachtgever, na door opdrachtnemer ten minste eenmaal te zijn aangemaand om binnen een redelijke termijn te betalen, van rechtswege in verzuim. In dat geval is opdrachtgever, vanaf de datum waarop de verschuldigde som opeisbaar is geworden tot aan het tijdstip van betaling, over het verschuldigde wettelijke rente verschuldigd. Daarnaast komen alle kosten van invordering, nadat opdrachtgever in verzuim is, zowel gerechtelijk als buitengerechtelijk, ten laste van opdrachtgever. De buitengerechtelijke kosten worden vastgesteld op ten minste 15% van de hoofdsom en rente, onverminderd het recht van opdrachtnemer de werkelijke buitengerechtelijke kosten die dit bedrag te boven gaan, te vorderen. De gerechtelijke kosten omvatten de volledige door opdrachtnemer gemaakte kosten, ook indien deze het wettelijke liquidatietarief te boven gaan.

10.3     Opdrachtnemer is bevoegd om al haar verplichtingen jegens de opdrachtgever op te schorten, waaronder afgifte van schriftelijk bescheiden of andere zaken, tot het moment dat de opdrachtgever alle opeisbare vorderingen heeft voldaan.

10.4     Indien de overeenkomst is aangegaan met meer dan één opdrachtgever, zijn alle opdrachtgevers hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen zoals in dit artikel aangegeven, ongeacht de tenaamstelling van de declaratie.

11. Annulerings- en verschuivingskosten

11.1   Bij opdrachten die betrekking hebben op onder meer adviestrajecten, maatwerk opdrachten zoals in-company trainingen of opleidingen, begeleiding of coaching, kan opdrachtgever kosteloos een voorstel doen tot het wijzigen van de datum van opdracht uitvoering of wijziging van de locatie, onverminderd het bepaalde in 10.3, tot uiterlijk vier weken voor de overeengekomen datum van opdrachtuitvoering. De wijzigingen worden overeengekomen in goed overleg tussen opdrachtnemer en opdrachtgever. Indien een dergelijke wijziging wordt voorgesteld door opdrachtgever tussen vier tot twee weken respectievelijk binnen twee weken voor de overeengekomen datum van opdrachtuitvoering, is opdrachtgever 25% respectievelijk 50% van het honorarium aan opdrachtnemer verschuldigd voor de extra inspanningen van opdrachtnemer.

11.2   Indien annulering plaatsvindt binnen vier weken voor de overeengekomen datum van opdrachtuitvoering of indien opdrachtgever de uitvoering van de opdracht tussentijds in deze periode beëindigt, wordt 100% van het overeengekomen honorarium in rekening gebracht bij opdrachtgever.

11.3   Indien opdrachtnemer namens de opdrachtgever de locatie en bijbehorende arrangementen heeft verzorgd respectievelijk dit op verzoek van opdrachtgever wordt gewijzigd, worden de volledige boekings-, wijzigings- of annuleringskosten daarvan altijd aan opdrachtgever in rekening gebracht.

12. Opzegging

12.1   Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen de overeenkomst te allen tijde (tussentijds) per aangetekend schrijven opzeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, tenzij de redelijkheid en billijkheid zich tegen beëindiging of beëindiging op een dergelijke termijn verzetten.

12.2   Indien tot (tussentijdse) opzegging is overgegaan door Opdrachtgever, heeft Opdrachtnemer recht op vergoeding van het aan haar zijde ontstane en aannemelijk te maken bezettingsverlies alsmede van additionele kosten die zij redelijkerwijs moet maken ten gevolge van de vroegtijdige beëindiging van de Overeenkomst (zoals onder meer kosten met betrekking tot onderaanneming), tenzij er feiten en omstandigheden aan de opzegging ten grondslag liggen die aan Opdrachtnemer zijn toe te rekenen. Indien tot (tussentijdse) opzegging Opdrachtnemer, heeft is overgegaan Opdrachtgever recht door op medewerking van Opdrachtnemer bij overdracht van werkzaamheden aan derden, tenzij er feiten en omstandigheden aan die opzegging ten grondslag liggen die aan Opdrachtgever zijn toe te rekenen. Opdrachtnemer behoudt in alle gevallen van (tussentijdse) opzegging aanspraak op betaling van de declaraties voor door haar tot dan toe verrichte werkzaamheden, waarbij aan de Opdrachtgever onder voorbehoud de voorlopige resultaten van de tot dan toe verrichte werkzaamheden ter beschikking zullen worden gesteld. Voor zover de overdracht van de werkzaamheden voor Opdrachtnemer extra kosten met zich meebrengt, worden deze aan Opdrachtgever in rekening gebracht.

12.3   Bij beëindiging van de overeenkomst dient ieder der partijen alle in haar bezit zijnde goederen, zaken en documenten die in eigendom toebehoren aan de andere partij onverwijld aan die andere partij ter hand te stellen.

13. Aansprakelijkheid

13.1   Opdrachtnemer zal haar werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van opdrachtnemer kan worden verwacht. Indien een fout wordt gemaakt doordat opdrachtgever aan opdrachtnemer onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, is opdrachtnemer voor de daardoor ontstane schade niet aansprakelijk. Indien opdrachtgever aantoont dat zij schade heeft geleden door een fout van opdrachtnemer die bij zorgvuldig handelen zou zijn vermeden, is opdrachtnemer voor die schade aansprakelijk tot een maximum 3 maanden honorarium dat opdrachtnemer in het kader van desbetreffende opdracht heeft ontvangen.

13.2   Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor vorderingen van derden wegens schade.

14. Internetgebruik

14.1   Tijdens de uitvoering van de opdracht zullen opdrachtgever en opdrachtnemer op verzoek van één van hen door middel van elektronische mail met elkaar kunnen communiceren. Zowel opdrachtnemer als opdrachtgever erkennen dat aan het gebruik van elektronische mail risico’s kleven zoals – maar niet beperkt tot – vervorming, vertraging en virus. Opdrachtgever en opdrachtnemer stellen hierbij vast jegens elkaar niet aansprakelijk te zullen zijn voor schade die eventueel voortvloeit bij één of ieder van hen ten gevolge van het gebruik van elektronische mail. Zowel opdrachtgever als opdrachtnemer zal al hetgeen redelijkerwijs van ieder van hen verwacht mag worden doen of nalaten ter voorkoming van het optreden van voornoemde risico’s.

15. Vervaltermijn

15.1   Voor zover in de overeenkomst niet anders is bepaald, vervallen vorderingsrechten en andere bevoegdheden van opdrachtgever uit welken hoofde ook jegens opdrachtnemer in ieder geval na het verstrijken van 6 maanden vanaf het moment waarop zich een feit voordoet dat opdrachtgever deze rechten en/of bevoegdheden jegens opdrachtnemer kan aanwenden.

16. Wervingsverbod

16.1   Opdrachtgever mag tijdens de uitvoering van de opdract en tot zes maanden na beëindiging van de opdracht geen medewerkers die vanuit opdrachtnemer betrokken zijn of betrokken zijn geweest bij de uitvoering van de opdracht direct of indirect in dienst nemen, laten nemen door een aan hem gelieerde onderneming/organisatie, dan wel anderszins werkzaamheden voor hem laten verrichten, of met deze medewerker(s) over indiensttreding onderhandelen, dan in overleg met Opdrachtnemer.

16.2   Bij overtreding van dit wervingsverbod door opdrachtgever verbeurt opdrachtgever per overtreding zonder dat een nadere ingebrekestelling is vereist een direct opeisbare eenmalige boete van € 25.000,-, exclusief BTW.

16.3   Bovengenoemde boeteclausule vervalt indien er tussen partijen ter zake afspraken
worden gemaakt.

17. Toepasselijk recht

17.1   Op alle overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

17.2   Alle geschillen die verband houden met overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, worden door de bevoegde rechter beslecht.

Best, oktober 2024